Heb je binnen je organisatie ook weleens iets te declareren en vind je het handmatig invullen via een apart Excel of Word bestand lastig of stuur je het bijvoorbeeld per ongeluk weleens door zonder bijlage naar je manager? En als je overuren hebt gemaakt, duurt het dan ook zo lang voordat meerdere mensen er akkoord op hebben gegeven na veel onderling heen en weer gemail? Het zijn enkele voorbeelden van regelmatig terugkerende taken die foutgevoelig zijn of onnodig veel tijd kosten, terwijl het allemaal zoveel makkelijker kan!
Digitaal optimaliseren met de Declaraties Power App
Bij Fourtop ICT liepen we intern tegen hetzelfde aan en zijn we op zoek gegaan naar manieren om dit makkelijker te maken. We hebben twee Power Apps ontwikkeld die deze uitdagingen oplossen, waarvan de Declaraties Power App de eerste was die nu al dagelijks gebruikt door alle medewerkers.
Zo geef je in de Declaraties Power App in één overzicht makkelijk aan wanneer en voor welk doeleinde je iets te declareren hebt. Veel wordt al automatisch voor je ingevuld, zoals je naam, manager en de datum. Na het invullen, met eventueel toevoegen van een bijlage, berekent de app ook zelf uit wat je totaal zult ontvangen en met één druk op de knop gaat het formulier via de juiste weg naar de juiste persoon voor akkoord. Je hoeft er niks voor te doen, Power Automate zorgt er voor dat je manager deze vanzelf binnenkrijgt en met de app Approvals kan hij of zij deze simpel goedkeuren of afkeuren. Bij goedkeuring krijgen hierna de administratie en HR de melding ook automatisch door waarna de uitbetaling kan worden verwerkt. De samenwerking is simpel en je bent binnen Microsoft Teams zonder extra applicaties, mails of bijlagen binnen één minuut klaar.
Digitaal optimaliseren met de Overuren Power App
Voor het doorgeven van gemaakte overuren hebben we het bij Fourtop ICT intern ook zo makkelijk mogelijk gemaakt met behulp van Microsoft Teams met op de achtergrond Power Automate, Office 365 met Outlook, OneDrive en Approvals. Het is hetzelfde automatische proces waarbij je na het invullen van een paar velden de juiste mensen intern om een goedkeuring of om actie vraagt. En of je dit op je PC op je werk, laptop thuis of onderweg op je mobiel doet, het is overal hetzelfde.
Integreer met alle Microsoft Office 365 applicaties
Deze Power Apps zijn mooi voorbeelden van de eindeloze mogelijkheden in Microsoft Office 365. De apps zijn bijvoorbeeld direct in Teams te openen en te gebruiken, wat het veel eenvoudiger maakt voor jou en je collega’s. Hierdoor hoef je niet alweer een losse applicatie te gebruiken, maar zijn de apps één met Office 365. Wel zo makkelijk en snel!
De wereld ontwikkelt continu en wij zorgen ervoor dat de ICT mee ontwikkelt met goede en passende oplossingen. Het doel is om je effectiviteit te verhogen, kosten te besparen en werk leuker en veiliger te maken - wij noemen dit bij Fourtop ICT niet voor niks digitaal optimaliseren vanuit onze Business Process Development afdeling. We laten je graag meer zien over de mogelijkheden van Power Apps, maar ook over andere onderdelen van het Power Platform zoals Power BI en Power Automate. Geen vraag is te gek, onze creatieve ontwikkelaars denken graag met je mee!
Alles over de mogelijkheden van Business Process Development lees je hier!
Neem dan contact met ons op en maak een afspraak. Bij ons ben je altijd welkom!
