Voor de laatste gastblog waarbij we een inkijkje geven in hoe het er echt aan toe gaat binnen Fourtop ICT en onze verschillende ICT afdelingen hebben we het over de Projecten afdeling. Het technisch zeer kundige en ervaren team helpt organisaties met projecten van klein tot groot waarbij het migreren naar een nieuwe ICT omgeving (zoals bijvoorbeeld onze cloud werkplek Cloudine) vaak voorkomt. Project Manager & Teamleader Projecten Wesley de Zeeuw vertelt hoe zijn afdeling te werk gaat en wat er nodig is om een project succesvol af te ronden.
De afdeling Projecten
“Onze afdeling bestaat uit zes personen, met verschillende kennisgebieden. We hebben een Junior Project Engineer die vanuit de Servicedesk is doorgegroeid, Medior Project Engineers met bepaalde specialismen zoals Microsoft voor onze Cloudine, netwerk of met specifieke Azure kennis en we hebben Consultants, onze Seniors. Als projectleider en teamleider van de projectenafdeling sinds juli 2021 heb ik een mooie groei gezien binnen de afdeling. Of je nu aan het begin van een carrière staat of al veel ervaring hebt, iedereen is welkom. Er heerst een mooie dynamiek in het team met expertise, we hebben veel aan elkaar en samen zorgen we ervoor dat alle projecten goed uitgevoerd worden.
Bij een startend project worden we aan de voorkant al snel betrokken, tijdens pre sales meetings spreken we met onze Sales collega’s door wat klanten willen en ook zijn we al vroeg betrokken bij gesprekken met klanten. Wij vullen het hierna technisch in waarbij we de oplossing beschrijven, uitwerken hoe het project eruit gaat zien, hoe we het gaan aanpakken en we beschrijven zowel functioneel als technisch wat de klant precies kan verwachten. Het grote voordeel van betrokken zijn vanaf het begin is dat we al eens gespreken hebben gehad met de klant of on site zijn geweest waardoor je al een goed beeld hebt van de organisatie. Je hebt al een connectie en je weet waar je over praat, het is vertrouwd om de mensen al te kennen wat weer scheelt met de uitvoering.”
Een project van A tot Z
“Zodra de handtekening van de klant voor een samenwerking binnen is beginnen we vanuit de Projecten afdeling met een kick off. We beginnen altijd op deze manier, ongeacht of het om een klein of groot project gaat waarbij we van een project spreken vanaf 8+ uur werk en van een groot project spreken vanaf 150+ uur werk. Bij een digitale of fysieke kick off met de klant spreken we het project door, de fases, wat we uiteindelijk opleveren. De planning wordt besproken zodat iedereen weet wat er gaat gebeuren, dit geeft veel duidelijkheid.
Het project zelf kan verschillende vormen hebben. Je hebt bijvoorbeeld klanten met de mail al in een Microsoft 365 omgeving, dan migreren we van tenant naar tenant. Oftewel van een al aanwezige Microsoft omgeving naar onze Microsoft omgeving onder de naam Cloudine. Je hebt ook bedrijven waar nog on premise wordt gewerkt met lokale servers en die wij migreren naar de cloud. Hiernaast heb je bij projecten ook vaak te maken met hardware met nieuwe werkstations, laptops, schermen enzovoorts, wij nemen de gehele transitie mee in het project."
"Migraties verrichten we in het weekend of na werktijd ’s avonds uit zodat de klant er minder van merkt. Hierna zijn we bij de eerste werkdag na migratie altijd fysiek aanwezig voor vragen en ondersteunen we gebruikers bij zaken als inloggen, MFA, apps, het configureren van printers, bij het synchroniseren van bestanden en voor verdere onboarding op de nieuwe ICT omgeving. We proberen hierbij van een organisatie ook de key users die al IT onderlegd zijn in te zetten voor verdere hulp, ze fungeren als extra vangnet.
Een goede nazorg fase is ook enorm belangrijk. We zijn als projecten afdeling lang het eerste aanspreekpunt voor klanten, pas na de project closing waar met de klant lessons learned worden besproken met nazorg acties en vervolgacties volgt er een overdracht naar onze Servicedesk. We documenteren hierbij alles, zodat het voor de klant maar ook voor onze collega’s van de Servicedesk en Beheer afdelingen duidelijk is wat er is gebeurd en wat ze kunnen verwachten, zowel functioneel als technisch.”
Een goede samenwerking binnen het team en Fourtop ICT
“We zijn inmiddels een stabiel team met veel structuur, als een geoliede machine. In templates leggen we veel vast en met elkaar blijven we vooral veel communiceren. Er is sprake van een vaste project dag op kantoor om alles met elkaar door te spreken en ernaast zijn we veel bij klanten. De samenwerking is onderling goed, maar ook met andere afdelingen zijn de lijntjes kort en helpen we elkaar. Je bent als Projecten afdeling toch een spil in het geheel, aan de voorkant ben je betrokken bij Sales en als wij een project hebben afgerond stroomt het door naar de Servicedesk en naar Beheer. Je doet het met elkaar.
Persoonlijk vind ik de diversiteit het leukste aan het werk. Ik kan naar klanten toe, spreek mee over pre sales, help met projecten uitvoeren, er is veel klantcontact en het plannen is erg leuk. Zaken goed afstemmen en zorgen dat alles onder controle is, dat is zeker mijn ding. En Fourtop ICT laat me hier vrij in, ze geven me het vertrouwen om een eigen werkwijze uit te voeren, maar ook als er iets nodig is valt het altijd te regelen. Als er iets dwars zit, staat de deur altijd open en kun je praten met elkaar.
Voor de toekomst verwacht ik dat de projecten waarbij je transities hebt van on premise naar de cloud nog wel even aanhouden, maar de trend ontstaat dat er behoefte is aan optimalisatie van processen. Dit geldt ook voor klanten die we al gemigreerd hebben naar de cloud, waardecreatie is heel belangrijk. Er is meer mogelijk binnen je ICT omgeving en niet alle klanten weten dat, we kunnen ze in de toekomst daar zeker enorm mee helpen!”
Wesley de Zeeuw | Project Manager & Teamleader Projecten
“Het aansturen en uitvoeren van projecten met de nieuwste Microsoft technologieën zorgt voor veel uitdaging en voldoening bij alle betrokken collega’s. We implementeren de Microsoft technologieën door toepassing van een professionele gestandaardiseerde projectaanpak. Er is veel ruimte voor persoonlijke initiatieven en innovatie! Het leuke aan werken bij Fourtop is de familiaire sfeer en betrokkenheid van alle afdelingen bij uitvoering van de werkzaamheden.”
Neem dan contact met ons op en maak een afspraak. Bij ons ben je altijd welkom!
